België verplicht B2B e-facturatie vanaf 1 januari 2026

Wat is een e-factuur?

Voor btw-doeleinden wordt een e-factuur gedefinieerd als "een factuur die is uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt".

België schuift het PEPPOL-BIS-formaat naar voren als de te gebruiken standard, maar partijen kunnen vrij beslissen om hiervan af te wijken, op voorwaarde dat (i) ze het er allebei mee eens zijn en (ii) ze minstens een formaat gebruiken dat voldoet aan de Europese norm inzake semantiek en syntaxis EN 16-1931.

Wanneer moet een e-factuur worden uitgegeven?

Om binnen het toepassingsgebied van de B2B e-factureringsregels te vallen, moet tegelijkertijd aan drie criteria worden voldaan.

1. De uitgever van de e-factuur moet:

• Gevestigd zijn voor btw-doeleinden in België.
  • een buitenlandse entiteit met een vaste inrichting voor btw-doeleinden wordt ook beschouwd als gevestigd in België.
• Over een btw-registratie beschikken in België.
  • Inbegrepen:
    • Btw-plichtigen die genieten van de vrijstelling voor kleine ondernemingen (omzet niet hoger dan € 25.000)
    • Landbouwondernemingen die van de forfaitaire regeling genieten.
    • Btw-eenheden, zij het dat het lid van de btw-eenheid de e-factuur zal moeten uitreiken onder het sub-btw-nummer dat hem individueel werd toegekend (dus niet gebruikmakend van het btw-nummer dat aan de btw-eenheid werd toegekend).
  • Uitgesloten:
    • Btw-plichtigen die onder een andere forfaitaire regeling dan de landbouwregeling vallen.
    • Btw-plichtigen die failliet zijn verklaard.
    • Personen die een btw-vrijstelling genieten overeenkomstig art. 44 WBTW. Bijv.: medische zorg, schoolonderwijs, vastgoeddiensten, financiële diensten, enz. Dit ongeacht of een dergelijke transactie hen recht geeft op terugvordering van voorbelasting (bv. het verstrekken van een lening aan een niet-EU ontvanger).

2. De ontvanger van de e-factuur

In België gevestigd zijn is niet relevant. Buitenlandse entiteiten vallen ook binnen het toepassingsgebied.

• Btw-plichtig zijn in België en verplicht zijn om dit Belgisch btw-nummer te delen met zijn leverancier. Hier wordt bedoeld:
  • Een Belgische btw-plichtige zijn die btw-belastbare handelingen verricht buiten het toepassingsgebied van art. 44 WBTW.
  • Een entiteit die uitsluitend art. 44 WBTW vrijgestelde handelingen verricht en btw-plichtig is in België omdat ze de drempel van € 11.200 voor intracommunautaire verwervingen of aankopen van intracommunautaire diensten overschrijdt, is uitgesloten.
  • Een buitenlandse btw-plichtige die Belgische btw verschuldigd is voor zijn uitgaande activiteiten, die geen gebruik maakt van het éénloketsysteem (OSS) of die in België geïdentificeerd is voor het éénloketsysteem voor invoer (IOSS).
  • Een lid van een btw-eenheid.

3. Het voorwerp van de e-factuur

De levering die gefactureerd wordt door een Belgische btw-plichtige moet btw-belast zijn in België en niet art. 44 WBTW vrijgesteld zijn. Dit betekent dat de Belgische leverancier zijn Belgische btw-nummer moet gebruiken.

Leveringen onder btw verlegd zijn inbegrepen, bv. werk in onroerende staat in België tussen twee Belgische btw-plichtigen.

Gemengde btw-plichtigen moeten alleen een e-factuur uitreiken wanneer ze een btw-belaste prestatie verrichten, niet voor hun btw-vrijgestelde activiteiten.

Wanneer een andere btw-vrijstelling dan art. 44 WBTW wordt toegepast, kan een e-factuur ook vereist zijn, behalve voor bijv.:

• Intracommunautaire leveringen van goederen, aangezien de klant hier zijn niet-Belgische EU btw-nummer moet meedelen om van de btw-vrijstelling ter zake te kunnen genieten.
• Exportleveringen van goederen aan klanten zonder Belgisch btw-nummer.

Hoe kunnen wij u helpen?

Eerst moet u beoordelen of u onderworpen bent aan de e-factureringsverplichting, zij het als verstrekker of als ontvanger.

Vervolgens is het van cruciaal belang om je huidige facturatie-opzet grondig te evalueren en te beoordelen of je klaar bent om over te stappen op een e-facturatiesysteem. Dit omvat een analyse van de gebruikte software, de technologische infrastructuur en de mogelijkheid binnen deze systemen om elektronische facturen te genereren en te verzenden. Is je huidige systeem flexibel genoeg om aan deze nieuwe vereisten te voldoen, moet je enkele (kleine) updates uitvoeren of moet je overstappen naar een gespecialiseerd e-facturatieplatform?

Het is cruciaal om je transacties in kaart te brengen en de juiste btw-behandeling te bepalen. Ondanks de digitale omgeving, mag het menselijke aspect niet over het hoofd worden gezien. Het succes van de overstap naar e-facturatie hangt deels af van de kennis en ervaring van je personeel, zowel vanuit technisch als btw-perspectief. Training en bewustwordingsprogramma's voor je medewerkers zijn cruciaal voor een soepele overgang en om ervoor te zorgen dat e-facturen worden opgesteld in overeenstemming met de geldende btw-regels.

Bij de beoordeling van uw btw-positie en het in kaart brengen van uw activiteiten, evenals bij de opleiding van uw medewerkers, kan Tiberghien u helpen. Neem contact op met Gert Vranckx, Lode Van Dessel of een ander lid van het btw-team als je meer ondersteuning nodig hebt.